Wat is een huurdersportaal en wat levert het op?

Een huurdersportaal is een beveiligde online omgeving waar je huurders zelf hun zaken regelen: het huurcontract inzien, facturen en betalingen bekijken, documenten ontvangen en reparaties melden. Voor verhuurders is het meer dan een service naar de huurder — het is de snelste manier om telefoontjes, losse mailtjes en discussies te laten verdwijnen.

Wat kan een huurder in een portaal?

• Contract en documenten inzien — het ondertekende huurcontract, de algemene bepalingen, het opleverrapport en de jaarlijkse afrekeningen staan op één plek;
• Facturen en betalingen volgen — welke huur is gefactureerd, wat is betaald en wat staat open;
• Reparaties en meldingen doorgeven — met foto en omschrijving, zodat de melding direct compleet is;
• Gegevens actueel houden — een nieuw telefoonnummer of e-mailadres wijzigt de huurder zelf.

Wat levert het de verhuurder op?

De winst zit in wat er niet meer gebeurt. Geen "kunt u het contract nog eens mailen?", geen discussie over welke afrekening wanneer is verstuurd, geen reparatieverzoeken via drie verschillende kanalen. Alles staat vast in één omgeving, met een spoor van wie wat wanneer heeft ontvangen. Bij een huurachterstand of een geschil is dat dossier goud waard — zie ook ons stappenplan bij huurachterstand.

Waar let je op bij de keuze?

• Gekoppeld aan je administratie. Een portaal dat los staat van je facturatie en boekhouding creëert juist dubbel werk. De facturen en saldi die de huurder ziet, moeten rechtstreeks uit je huuradministratie komen.
• Meertalig. Verhuur je aan expats of arbeidsmigranten, dan wil je dat het portaal de taal van de huurder spreekt.
• Veilige toegang. Eigen inlog per huurder, met sterke wachtwoorden of een inloglink — huurgegevens zijn persoonsgegevens.
• Documenten automatisch geplaatst. Het portaal moet zich vullen vanuit je processen: contract getekend? Staat er direct in. Afrekening gemaakt? Idem.

Huurdersportaal in RealGrip

In RealGrip is het huurdersportaal geen losse module maar een venster op dezelfde administratie: het contract dat via digitaal ondertekenen is getekend, de facturen uit de boekhouding en de betalingen uit de bankkoppeling verschijnen er automatisch, in de taal van de huurder. Reparatiemeldingen komen binnen als taak voor de beheerder.

Disclaimer: dit artikel is algemene informatie. Welke functies je nodig hebt, hangt af van je portefeuille en huurders.